龙岩市推进行政审批服务办件同步生成电子档案
时间: 2021-06-02 15:19

  近年来,龙岩市围绕“互联网+”政务服务改革,大力提升网上政务服务水平。通过开发网上办事场景式服务、推广政务数据共享、强化电子证照应用等措施,推动更多事项网上办事“一趟不用跑”。由于规定限制,审批窗口在办事过程中仍需收取申报材料整理保存纸质档案,网上办事“一趟不用跑”的便利性与仍需提交纸质材料的矛盾日渐凸显。针对这一情况,龙岩市围绕行政审批服务网上审批、全程电子化,将行政审批电子档案建设与网上办事有机结合,建设电子档案归档系统,积极探索行政审批服务档案电子化改革,推进“让数据多跑路、群众少跑腿”的工作目标。

  一、创新情况

  (一)开发系统,完善功能建设。龙岩市行政审批电子文件归档系统根据行政审批和公文类电子文件整理归档的业务标准和技术规范,实现行政审批服务电子档案实时在线归档。同时,系统运用加盖可信时间戳、四性检测等技术,确保电子档案在归档、移交、保存、利用过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

  (二)制定办法,强化制度保障。龙岩市档案局联合市行政服务中心管委会制定出台《龙岩市行政审批电子文件管理暂行办法》《龙岩市行政审批电子文件归档及电子档案管理操作规范(暂行)》,对行政审批电子文件归档原则、组织管理、技术标准等作出规定,要求全市各级各部门原则上审批服务档案以电子档案为主、纸质档案为辅,对划定为“永久及30年以上(含30年)保管期限”的,实行电子档案、纸质档案双套制;划定为“30年保管期限以下”的,实行电子档案单套制,不再存储纸质档案。明确各有关单位所有的行政审批服务办件应做好电子材料同步归档工作,确保电子档案在办件办结1个月内同步完成。

  (三)组织窗口,梳理归档内容。市档案局、行政服务中心管委会组织各进驻窗口依据本部门权力清单和自认清单,统筹考虑各种介质文件材料的管理要求,准确界定各类行政审批事项文件材料的归档范围和划分行政审批档案保管期限,制定各部门的《行政审批文件材料归档范围和档案保管期限表》,并由档案管理部门审核确认后执行,确保行政审批办件电子文件清晰完整齐全,并及时归档整理。

  (四)加强管理,确保电子归档。通过将电子档案生成工作纳入月度红旗窗口评比等方式,推动各窗口行政审批办件办结后同步生成电子档案;以需求为导向,针对工作人员使用电子归档功能时提出的意见建议,优化行政审批系统电子归档,实现了归档材料排序合并ofd文件、电子档案移交状态查询等功能,完善归档功能使用体验;面对使用部门业务系统、办件量大的窗口,指导工作人员梳理归档内容,使用目录挂接方式批量生成电子档案,减少工作负担。运用多种途径,有效提升行政审批服务办件电子档案生成率。

  二、实现效果

  龙岩市电子档案将行政审批服务中产生的申报材料、过程文档、办理结果等,直接以电子方式进行存档,形成行政审批档案归档、保存、移交、利用的长效机制,实现申请、审批、归档全程网上办理,形成行政审批“无纸化”闭环。

  (一)提升群众网上办事积极性。电子档案系统上线后,窗口仅收取电子版申报材料完成档案整理归集,办事群众不再需要网上提交申请后人工或邮寄递交纸质申报材料,落实网上办事“全流程数据跑腿”,事项从“跑一次”转为“零上门”。

  (二)破解传统纸质档案管理难题。在传统纸质档案管理模式下,档案的收集、分类、整理等工作均需人工线下完成,对档案管理人员提出较高要求。通过电子档案系统将传统的线下手工归档转为线上系统自动完成,实现档案信息“自动存取”,有效推进档案归集整理规范化、标准化。

  (三)推进审批档案在线归档及利用。传统纸质档案查阅时需要人工慢慢翻阅检索,耗时费力。电子档案支持以归档时间、类别、事项等多个维度检索快速调用展示,可在档案查阅、共享运用等场景有效提升效率。

  (四)节约部门档案电子化管理行政成本。传统纸质档案保管存在时间跨度长、数量大、资料容易散失等问题,查阅原始资料费时费力,占用大量空间、财力资源。通过档案电子归档,将这些原本纸质资料,统一到档案局的数据库中,实现档案无纸化归、线上查阅,降低了管理成本。

  2021年1-5月,全市已完成36.76万件行政审批服务办件的电子化归档,不仅解决了传统纸质档案管理在空间、人力以及档案查找阅读上的难题,并且以材料电子化倒逼政务事项的在线办理,为进一步深化政务服务改革,实现网上办事“一趟不用跑”提供支撑。

来源:福建省发展和改革委员会
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